Incidents¶
Le module Incidents sert à ouvrir un ticket lorsqu’un problème concerne la copropriété (fuite, ascenseur, propreté des parties communes, éclairage, accès, etc.) et à suivre l’échange avec la gestion jusqu’à la clôture. Le menu n’apparaît pas si votre résidence n’a pas activé ou souscrit la fonctionnalité.
Sur le portail, un bandeau bêta peut rappeler que l’expérience est encore affinée : certains libellés ou détails peuvent évoluer sans changer le principe général décrit ici.
Comme un helpdesk (Freshdesk, etc.)
Chaque incident est un ticket unique avec un fil d’échanges centralisé : vous ne repartez pas d’un formulaire isolé sans suite. Les messages et événements s’enchaînent dans la chronologie ; lorsque la gestion ou vous échangez par e-mail dans le cadre du dossier, ces échanges peuvent apparaître dans le fil (selon la configuration), ce qui garde une trace unique consultable sur le portail comme dans un outil de support.
Urgences vitales
En cas de danger immédiat (incendie, fuite de gaz, personne blessée), appelez les secours (18, 112, etc.) et suivez la procédure locale. Un ticket sur le portail ne remplace pas les services d’urgence.
Liste des incidents¶
L’écran principal affiche vos signalements (et ceux visibles pour votre compte) sous forme de tableau avec pagination.
Onglets Actifs et Archivés¶
- Actifs : incidents en cours de traitement (non archivés / non résolus selon la logique métier).
- Archivés : tickets terminés ou rangés dans l’onglet archivé.
Un compteur entre parenthèses sur chaque onglet donne une indication du nombre d’éléments chargés.
Filtres (carte « Filtres »)¶
Les filtres s’appliquent à la liste chargée ; combinez-les pour retrouver un dossier précis.
| Filtre | Usage |
|---|---|
| Statut | Tous, Ouvert, En attente externe, En attente interne, Résolu, Archivé. |
| Priorité | Toutes, Urgent, Élevée, Moyenne, Faible. |
| Catégorie | Dérivée des tags déjà présents sur les incidents (liste dynamique + « toutes »). |
| Périmètre | Tous, Lot individuel, Bâtiment spécifique, Parties communes, Parking / garage, Toute la résidence. |
Le tableau affiche notamment l’identifiant de ticket, le titre, le périmètre et le détail de localisation (texte libre saisi à la création), une catégorie (premier tag le cas échéant), un bloc priorité / statut / gestionnaire assigné, et la dernière mise à jour. Un clic sur une ligne ouvre la fiche détail.
Créer un incident¶
Bouton du type « Créer un incident » : une fenêtre s’ouvre avec :
- Titre (obligatoire) — phrase courte et factuelle (ex. prise défectueuse hall 3ᵉ étage).
- Priorité — Urgent, Élevée, Moyenne (souvent la valeur par défaut), Faible.
- Périmètre — Lot individuel (défaut), Bâtiment spécifique, Parties communes, Parking / garage, ou Toute la résidence.
- Détail de la localisation (optionnel) — précision lisible par le gestionnaire (ex. « Bâtiment A, palier 3, à droite des ascenseurs »).
- Lots affectés (optionnel) — champ numérique affiché sur certaines versions du formulaire pour indiquer un ordre de grandeur ; l’usage effectif dépend de la configuration et de la version du portail.
Après validation, l’incident est créé et vous êtes en général redirigé vers sa fiche pour compléter la description et suivre la chronologie.
Description et photos
Le formulaire de création ne contient pas de grand champ « description » : rédigez le détail sur la fiche de l’incident (éditeur de texte riche) et utilisez la chronologie pour joindre des fichiers ou des messages selon les options affichées.
Export¶
Un bouton du type export de tous les incidents peut proposer le téléchargement d’une archive (fichier compressé) pour conserver une trace hors ligne, selon les droits de votre compte et la configuration de la résidence.
Fiche d’un incident¶
En-tête¶
- Retour à la liste.
- Navigation précédent / suivant entre incidents lorsque c’est disponible.
- Clôturer l’incident ou rouvrir un incident déjà clos (selon statut et droits).
Blocs d’information (selon le dossier)¶
- Résumé (type synthèse automatique) lorsqu’il a été généré pour le ticket.
- Blocage « attente externe » : lorsque le statut est en attente externe, des informations peuvent indiquer qui doit intervenir, comment joindre l’intervenant, quand le contact a eu lieu.
- Prochaine action attendue : action et éventuelle date cible communiquées par la gestion.
Carte « fiche »¶
- Titre modifiable (crayon) pour corriger une formulation.
- Badges : statut, priorité, visibilité (qui peut voir le ticket : tout le monde, conseil syndical, gestionnaire, etc., selon les valeurs affichées), catégorie (tag).
- Gestionnaire assigné (agent) si quelqu’un est désigné sur le dossier.
- Date de création, périmètre, détail de localisation.
- Description : texte riche ; vous pouvez l’éditer pour enrichir le contexte après coup.
Chronologie¶
La section Chronologie regroupe les événements du ticket dans l’ordre temporel : création du ticket, changements de statut ou de priorité, messages, notes internes (marquées comme telles), fichiers ajoutés ou retirés, traces de conversations hors portail (SMS, appel, e-mail, courrier, etc.), résumés générés, etc.
- Afficher les événements secondaires : interrupteur pour masquer ou montrer le détail technique des événements moins centraux.
- Les messages peuvent comporter des pièces jointes ; les fichiers affichés sont en général téléchargeables depuis la ligne d’événement.
Ajouter du contenu en bas de page¶
Trois modes sont proposés (onglets sur bureau, liste déroulante sur mobile) :
- Note interne — usage courant des équipes de gestion ; selon votre rôle, vous ne la verrez peut‑être pas en écriture.
- Message — message adressé à des destinataires parmi les intervenants du ticket (gestionnaire, observateurs, etc.) ; pièces jointes possibles (fichiers déjà sur le dossier ou nouveaux fichiers). L’envoi peut demander une confirmation (rappel : e-mail et notifications aux personnes concernées).
- Conversation hors portail — permet de consigner un échange déjà eu par un autre canal (SMS, appel téléphonique, e‑mail, entretien oral, courrier) avec les champs adaptés au type choisi.
Si aucun intervenant n’est encore associé au ticket, le compositeur de message peut rester inactif jusqu’à ce que la gestion ajoute des participants (message d’aide du type « ajoutez d’abord des intervenants »).
Observateurs¶
La gestion peut ajouter des observateurs sur un incident pour qu’ils reçoivent les mises à jour ; côté interface résident, ils apparaissent dans les types de destinataires lorsque vous envoyez un message.
Statuts en bref¶
| Statut (concept) | Lecture pratique |
|---|---|
| Ouvert | Ticket pris en compte, traitement à venir ou en cours. |
| En attente interne | La copro / le gestionnaire attend une action interne. |
| En attente externe | Intervention ou réponse d’un tiers (prestataire, fournisseur, etc.). |
| Résolu | Problème traité ; le ticket peut basculer vers les archives. |
| Archivé | Dossier classé ; visible surtout dans l’onglet Archivés. |
Bonnes pratiques côté habitant¶
- Un ticket par problème distinct évite de mélanger deux fuites ou deux ascenseurs dans le même fil.
- Titre explicite + périmètre + localisation réduisent les allers-retours.
- Joindre une photo ou un plan dans la chronologie accélère souvent le diagnostic.
- Pour le suivi administratif hors NeoHoods, notez le numéro de ticket affiché dans la liste.